ممیزی ایزو یک فرایند ارزیابی است که توسط تیم‌های مستقل انجام می‌شود تا اطمینان حاصل شود که یک سازمان یا شرکت، استانداردهای بین‌المللی سازمان‌های استاندارد ایزو را رعایت و اجرا می‌کند. این استانداردها توسط سازمان بین‌المللی استاندارد‌سازی (ISO) تدوین شده‌اند و هدف اصلی آن‌ها بهبود کیفیت، کارایی و عملکرد سازمان‌هاست. 

سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) دارای سه نوع ممیزی است: شخص اول، شخص دوم و شخص ثالث. بااین‌حال، فقط ممیزی شخص ثالث منجر به صدور گواهینامه ISO میشود. 

لازم به ذکر است که مدارک اخذ ایزو را باید قبل از شروع انجام ممیزی حتما آماده نمایید و با مراحل اخذ ایزو نیز آَنا باشید. در این مقاله ما سه نوع ممیزی ایزو را بررسی خواهیم کرد.

هدف ممیزی ایزو

هدف اصلی از ممیزی ایزو، اطمینان حاصل از تطابق یک سازمان با استانداردهای ایزو و ارزیابی عملکرد آن در راستای بهبود است. این فرایند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به‌عنوان یک نشان اعتبار و کیفیت در بازار شناخته شوند و درعین‌حال فرصتی برای بهبود فرایندها و سیستم‌های مدیریتی خود داشته باشند.

فواید ممیزی ایزو

بهبود کیفیت: ممیزی ایزو باعث بهبود فرایندها، محصولات و خدمات سازمان می‌شود.

افزایش اعتبار: دریافت گواهینامه‌های ایزو به سازمان اعتبار و اعتماد مشتریان را افزایش می‌دهد.

کاهش هدررفت: بهبود فرایندها باعث کاهش هدررفت منابع و افزایش بهره‌وری می‌شود.

مطابقت با مقررات: سازمان با تطابق با استانداردهای ایزو، به مقررات و قوانین مربوط به حوزه‌های مختلف مطابقت دارد.

انواع ممیزی ISO

حسابرسی‌های شخص اول

ممیزی شخص اول یا همان “ممیزی داخلی”، فرایندی است که در آن کارکنان داخلی سازمان به‌عنوان ممیز، فرایندها، سیستم‌های مدیریتی و عملکرد سازمان را ارزیابی می‌کنند تا میزان موفقیت شرکت (یا عدم دستیابی) به اهداف تجاری را اندازه‌گیری کنند. این ممیزی یک ارزیابی انطباقی برای بررسی شکاف‌های انطباق و آماده‌سازی سازمان برای ممیزی شخص ثالث است. معمولاً حسابرسان شخص اول کارمندان شرکت خواهند بود، اما آنها نباید منافعی در نتایج حسابرسی داشته باشند. هدف اصلی این نوع ممیزی، شناسایی نقاط ضعف و نیازهای بهبودی در سازمان و بهبود کیفیت فرایندها و محصولات است.

حسابرسی‌های شخص دوم

ممیزی شخص ثانویه یا حسابرسی خارجی معمولاً به درخواست مشتری (اغلب توسط یک مؤسسه حسابرسی که از طرف مشتری قرارداد دارد) از تأمین‌کننده محصولات یا خدمات انجام می‌شود.

ممیزی شخص ثانویه اطمینان می‌دهد که تأمین‌کننده آنچه را که قول داده است، بر اساس توافقات قراردادی انجام می‌دهد. در این مورد، کارکنان واجد شرایط یا کارمندان یک شرکت مشاوره خارجی می‌توانند حسابرسی شخص دوم را انجام دهند. یک شرکت احتمالاً می‌خواهد نتایج یک ممیزی شخص دوم را با ممیزی‌های شخص اول خود ترکیب کند، بنابراین شرکت می‌داند چه زمانی برای صدور گواهینامه ISO آماده است.

حسابرسی‌های شخص ثالث

ممیزی شخص ثالث یا همان “ممیزی خارجی”، فرایندی است که در آن یک سازمان مستقل و معتبر تحت عنوان ممیز ایزو یا ممیز شخص ثالث به سازمان مورد ارزیابی می‌پردازد. هدف اصلی این نوع ممیزی، اطمینان حاصل‌کردن از تطابق سازمان با استانداردها و مقررات معتبر است. یک سازمان معمولاً زمانی که می‌خواهد گواهی ISO را دریافت کند، ممیزی شخص ثالث را انجام می‌دهد.

به‌عنوان بخشی از این فرایند، حسابرس ممکن است:

• پایبندی شرکت به الزامات استاندارد ISO را ارزیابی کند. اینها می‌تواند شامل زمان، دما، پاسخگویی و ترکیب اجزا باشد (اما محدود به آن نیست).
• به منابع، روش‌ها و محیطی که شرکت برای تبدیل ورودی‌ها به خروجی استفاده می‌کند و معیارهای مورداستفاده برای تعیین عملکرد دقت کند.
• کنترل‌های فرایند را بررسی کند تا مطمئن شود که هم کارآمد و هم مؤثر هستند. حسابرس همچنین ممکن است نگاه دقیق‌تری به عملیات روزانه و روش‌های آموزشی داشته باشد تا تأیید کند که انتظارات استاندارد برآورده شده است.

فرایند ممیزی شخص ثالث

فرایند ممیزی شخص ثالث عمدتاً شامل مراحل زیر است:

1. تهیه و بررسی مستندات

در این مرحله، تیم ممیزی شخص ثالث مستندات و اطلاعات مرتبط با سازمان را بررسی می‌کند. این مستندات شامل فرایندها، سیستم‌های مدیریتی، سیاق بازار و سایر اطلاعات مرتبط است.

2. ممیزی عملیاتی

در این مرحله، تیم ممیزی به‌صورت عملی فرایندها، عملکرد و سیستم‌های مدیریتی سازمان را ارزیابی می‌کند. این شامل مصاحبه با کارکنان، بررسی اسناد و شواهد عملیاتی است.

3. تخمین تطابق

تیم ممیزی شخص ثالث نتایج خود را با استانداردها و معیارهای مشخص مقایسه کرده و تخمین تطابق سازمان با آن‌ها را ارائه می‌دهد. درصورتی‌که تطابق کامل نباشد، نقاط ضعف و بهبودهای لازم نیز شناسایی می‌شوند.

4. گزارش‌دهی و گواهی‌نامه دهی

با اتمام ممیزی، تیم ممیزی شخص ثالث یک گزارش ارزیابی تهیه می‌کند که در آن نتایج ارزیابی و نقاط قوت و ضعف سازمان ذکر می‌شوند. اگر سازمان تطابق کامل با استانداردها داشته باشد، گواهینامه‌ای از سازمان ممیز ایزو دریافت می‌کند.

جمع‌بندی

ممیزی ایزو یک فرایند ارزیابی مهم است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهبودهای لازم را انجام دهند، کیفیت خدمات و محصولات خود را ارتقا دهند و اعتبار بیشتری در بازار داشته باشند.

https://eiqm.ir/